Entreprise : loger un collaborateur en mission longue durée

Loger un collaborateur en mission pendant plus d'un mois, ce n’est pas du tout la même affaire que le loger pour un déplacement de 3 nuits. Sur la question du logement de ses salariés, trois choses changent lorsque le déplacement dépasse 30 nuits : la logique de prix, le mode de facturation, et le barème de prise en charge admis par l'URSSAF. Ces éléments sont à prendre en compte par l’entreprise pour estimer le coût et la logistique d’organisation de la mission. Une formule encore peu connue des entreprises et pourtant très avantageuse sur des durées dépassant 30 nuits est le coliving, qui adapte la dynamique de prix en fonction de la durée de séjour. Un tarif nuitée type hôtelier en dessous de 30 nuits, un tarif au mois type bail classique au-dessus de 30 nuits.

Cet article part des situations que rencontrent réellement les services RH, travel management , administration ou achats dans la gestion du logement des collaborateurs en déplacement professionnel.

L'essentiel de l'article

Au niveau du budget alloué au déplacement des collaborateurs, l’entreprise peut poser des choix de logement différent en fonction de la durée de séjour. S’il s’agit d’un déplacement de moins d’un mois, un hôtel fait très bien le travail et il sera compliqué de réduire ce poste de dépense. En revanche au-delà d’un mois, le logement hôtelier à la nuitée représente un poste très lourd dans le budget de l’entreprise. L’enjeu des travel managers est de trouver comment alléger ce budget mensuel sans pour autant que cela n’impacte la qualité de séjour de leur collaborateur. Cette solution, les résidences de coliving la proposent sous la forme d’un tarif au mois bien inférieur au tarif équivalent à 30 nuitées cumulées.

Pour une mission professionnelle de moins de trois semaines

De quelques jours à 2 semaines de déplacement professionnel, il n’y a pas à se poser de questions sur le logement. Quelle que soit la solution d’hébergement choisie (hôtel, airbnb, appart hôtel, coliving…), le tarif sera à la nuitée. Et dans ces conditions, l'hôtel ou ses équivalents type résidence de coliving gardent des avantages que rien ne remplace sur cette durée : on peut réserver en dernière minute, annuler la veille, la facture arrive automatiquement et le circuit de note de frais éventuel est facile à mettre en place.

Les catégories appart hôtel et résidences de coliving restent très intéressantes à partir de la deuxième semaine, sur la question du confort du collaborateur : la kitchenette privative et l'espace de vie proposés au sein du bâtiment améliorent nettement le quotidien d'un collaborateur pour qui le temps de séjour commence à durer, par rapport à une chambre d’hôtel brute.

Le seul point à surveiller à ce stade est la tentation de prolonger de semaine en semaine. Une mission qui s'étire par tranches de sept nuits reste facturée au barème à la nuitée sur toute sa durée, ce qui coûte nettement plus cher qu'un engagement mensuel pris dès le départ.

Attention à la tentation de prolonger le séjour en réservant de semaine en semaine plutôt que de s’engager directement sur la totalité du séjour : en résidence de coliving, le tarif pour une seule réservation d’un mois sera bien plus avantageux que celui correspondant à 4 réservations d’une semaine, même s’il s’agit au final de la même durée.

Pour une mission professionnelle de plus d’un mois

Au-delà d’un mois, c’est ici que l’on dispose d’une marge de manœuvre plus concrète pour amortir les frais de déplacement professionnel.

Pour les opérateurs classiques, hôtels ou appart hôtels par exemple, le tarif par mois est simplement le tarif nuitée multiplié par le nombre de nuits passé. Donc 45 nuits au prix de la nuitée s’il sagit d’un mois et demi de séjour par exemple.

Mais pour certains opérateurs un peu moins classiques, un séjour dépassant 30 nuits passe automatiquement dans une catégorie de tarifs situé sur un barême bien inférieur. Plutôt que 45 nuitées dans l’exemple précédent pour un séjour d’un mois et demi, l’entreprise paiera l’équivalent d’un loyer standard sur un mois et demi.

Cette politique tarifaire très favorable aux entreprises est proposé notamment par les résidences de coliving, basées sur un fonctionnement mixte entre hôtellerie et résidence longue durée.

Sur ces types de logements en résidence de coliving, le tarif mensuel reste ensuite fixe, quel que soit le nombre de mois passés sur place. Un séjour de deux mois, de quatre mois ou de neuf mois se paie au même tarif mensuel. Mieux vaut réserver directement sur des durées dépassant un mois, lorsque l’on sait d’avance que ce séjour va dépasser les 30 nuits : vingt-huit nuits réservées puis prolongées, c'est le barème à la nuitée appliqué à une mission qui durera finalement un trimestre.

Quid du bail mobilité pour une mission professionnelle ?

Une solution à laquelle on peut penser, mais à tort lorsqu’on agit en tant qu’entreprise : le bail mobilité. Créé par la loi Elan, le bail mobilité parait idéal : il dure de un à dix mois, ne peut être ni renouvelé ni prolongé au-delà, s’adresse entre autres aux personnes en mission temporaire, et interdit au propriétaire de réclamer un dépôt de garantie.

Mais dans les faits, cette solution n’est pas idéale pour la gestion administrative, parce que le bail mobilité se signe entre un propriétaire et une personne physique. C'est donc le collaborateur qui devient locataire, qui monte le dossier, qui paie et qui se fait rembourser. L'entreprise n'a pas de facture fournisseur, pas de contrat cadre, et aucune marge de manœuvre si la mission s'arrête au bout de six semaines.

Le bail mobilité est une bonne réponse pour le salarié qui s'installe seul, rarement pour l'employeur qui organise le déplacement.

Le cas du logement sur une mission à durée incertaine

Une mission prévue pour trois mois qui s'arrête au bout de six semaines, ou à l’inverse qui passe à huit mois, est la règle plutôt que l'exception.

Dans cette situation fluctuante, l’élément le plus impactant dans le budget n’est pas seulement le prix, mais la clause d’annulation proposée par l’hébergement visé.

Regardez donc en priorité deux lignes du contrat.

• Le délai d'annulation sans frais sur les séjours longs : une condition permettant d'annuler sans frais jusqu'à sept jours avant le départ réel diminue nettement le risque. Vous pouvez vous engager sur le paiement de la totalité, et réajuster jusqu’à une semaine avant sans y perdre d’argent.
• le plafond de ce qui reste dû : en cas d’annulation après le délai d’annulation sans frais, des pénalités s’appliquent. Le tout est de les avoir en tête, pour minimiser le montant des dépenses si l’annulation de la mission à quelques jours est probable.

Les modalités de prolongation méritent la même attention. Un opérateur qui prolonge au tarif mensuel en cours de séjour, sans renégociation ni nouveau dossier, vous fait gagner un temps considérable sur les missions qui s'étendent.

Votre collaborateur n'a pas de poste de travail chez le client ?

C'est une situation qu'on découvre en général après le départ. Le collaborateur en mission longue n'a pas toujours de bureau attitré sur le site du client, ce qui implique pour lui de travailler certains jours à distance, voire en soirée.

Dans cette situation, charge à votre employé de trouver un lieu de travail pour l’accueillir en dehors du bureau de son client. Prendre en plus un abonnement de coworking dans un organisme en ville est une option, mais ajoute une ligne au budget de déplacement, et une démarche au collaborateur.

C’est donc un énorme atout dans le cadre d’une mission professionnelle de disposer d’un espace de travail confortable sur son lieu de vie. Là-dessus, le format de la résidence de coliving gagne des points auprès des responsables d’entreprise : c’est en effet le propre de ces résidences de proposer sur le même lieu de vie à la fois le logement, les espaces de loisir, et les espaces de coworking confortables en accès libre. Le tout sans aucun ajout de lignes sur la facture, l’accès à ces espaces étant compris dans le tarif de l’hébergement.

Vous logez plusieurs collaborateurs, plusieurs fois par an : le résumé

Le sujet change alors de nature. Vous ne cherchez plus un hébergement, vous choisissez un fournisseur, et les critères ne sont plus les mêmes.

Cinq points reviennent systématiquement dans les grilles de sélection des services achats et RH.

• La souplesse contractuelle. L’établissement gère-t-il aussi bien les nuits pour trois semaines que pour huit mois, et prolonge-t-il en cours de séjour sans repartir de zéro ?
• La couverture géographique. La marque détient-elle plusieurs établissements en France ? Un réseau permet de traiter les missions suivantes sans nouveau sourcing de fournisseur.
• La clarté de ce qui est compris. Charges, internet, ménage, espace de travail : le détail doit être écrit, faute de quoi les extras arrivent en fin de mission.
• Le circuit de réservation et de facturation. Réservation en ligne ou interlocuteur dédié, facture unique ou une par séjour, délai de mise en place.
• Les conditions d'annulation et de modification. Elles sont le vrai prix de l'incertitude sur la durée des missions.
• Dans quelles conditions le collaborateur va-t-il vivre pendant plusieurs mois : Un salarié mal logé pendant un détachement long accepte moins volontiers la mission suivante, et sa motivation au travail dépend des conditions de vie dont il peut bénéficier.

Sur ce terrain, un opérateur qui exploite un réseau plutôt qu'un établissement isolé change la donne. Cowool dispose de sept résidences en France, à Avignon, Cergy, Compiègne, Créteil, Grenoble, Toulouse et Villeneuve-d'Ascq, ce qui permet de traiter plusieurs missions sous un cadre commercial unique.

Les situations couvertes par ce type d'accord sur les déplacements professionnels sont plus variées qu'on ne l'imagine au départ : intégration d'un nouveau collaborateur avant son déménagement, détachement sur un site client, chantier ou déploiement industriel, prise de poste dans une filiale régionale, accueil d'un profil international, hébergement d'un salarié en télétravail rapproché d'un site quelques mois par an…

Allier maitrise du budget et confort du collaborateur : le choix Cowool

Nous abordions plus haut les avantages des résidences de coliving pour les séjours des salariés en déplacement professionnel. Elles présentent en effet l’énorme avantage d’adapter leur tarif selon un format à la nuitée en dessous d’un mois, et selon un format mensuel avec barème inférieur pour le format supérieur à un mois.

Mais la baisse du coût au mois n’est pas le seul atout des résidences de coliving. Le confort en est un autre. Chez Cowool particulièrement, qui dispose de plusieurs résidences en France, les appartements sont tous équipés d’une kitchenette permettant au collaborateur de maitriser ses repas sur la durée. Un confort très recherché par les collaborateurs en mission longue. Par ailleurs, chacune des résidences offre un open space de coworking accessible gratuitement et sans abonnement pour l’ensemble de ses résidents, avec wifi haut-débit inclus.

Il est à noter un autre gros bonus de ces résidences Cowool, fortement considéré par un collaborateur en mission courte ou longue durée : l’accès à de multiples espaces de loisir et de vie au sein de la résidence. La salle de cinéma, le salon, la salle de gaming, l’espace fitness, le jardin ou la terrasse, le bar dans la plupart des résidences, tout contribue à faire de son séjour professionnel un moment agréable et convivial.

Ces résidences sont surveillées de jour et de nuit par une équipe présente en résidence, qui est également à disposition de chacun de ses clients. Un confort additionnel qui n’est pas à négliger dans le cas de séjours de longue durée.

Et pour un déplacement de collaborateurs prévu en région parisienne ?

La bonne nouvelle, c’est que les résidences Cowool ne sont pas situées qu’en province. Pour les déplacements en région parisienne, les résidences de Cergy et de Créteil accueillent les collaborateurs sur toutes durée, avec un accès facilité par les transports en commun depuis Paris.

• Cowool Créteil, au Sud Est de Paris, est situé au pied du métro Créteil Prefecture qui relie directement le centre ville de Paris, et accueille vos collaborateurs dans une structure entièrement rénovée en 2026.
• Cowool Cergy, au Nord Ouest de Paris, dessert la capitale en moins de 30 minutes de RER, et permet à vos collaborateur de bénéficier d’un petit écrin de verdure lorsqu’ils rentrent de leur journée de travail.