Le flex office, c’est une nouvelle façon de penser son travail. Plus mobile, plus nomade, plus stimulant, l’organisation quelque peu révolutionnaire peut également représenter une source d’économie pour l’entreprise.

La préoccupation principale d’un employeur doit toujours être le bien-être de ses collaborateurs. Ces dernières années ont été marquées par l’émergence de nouvelles organisations de travail, qui vont dans le sens du confort et de l’autonomie du collaborateur. La tendance est également au nomadisme et au partage des ressources. Le flex office répond à toutes ces données.

Le flex office, c’est quoi ?

Le flex office propose une nouvelle façon d’occuper l’espace en entreprise. La mode du télétravail (ou du moins la contrainte imposée par la récente crise sanitaire) a donné au monde du travail de nouvelles réflexions sur le lieu de travail, notamment dans le domaine tertiaire. Le collaborateur en télétravail s’est aperçu qu’il pouvait être mobile du moment que son ordinateur pouvait être connecté au réseau de son entreprise.

En outre, l’absence (ou du moins la non-présence) des télétravailleurs à distance a libéré de l’espace et rendu des bureaux disponibles. Ils ont pu être occupés par un collaborateur inhabituel. Ainsi l’idée du bureau attitré et personnalisé est-elle devenue quelque peu surannée. L’idée du flex office (le « bureau mobile » ou « bureau flexible ») a fait son chemin.

Les entreprises les plus innovantes se sont empressées de tenter l’expérience. Le collaborateur équipé d’un ordinateur portable n’a plus de bureau à son nom ni de place attitrée. Il peut s’asseoir là où bon lui semble, et changer de place tous les jours, étant entendu que chacune des places donne un accès réseau immédiat.

L’intérêt ne s’arrête pas là. Un pari est également tenté sur le dynamisme que procure la situation. Le flex office permet de réunir les collaborateurs d’un même projet dans le même espace pour une durée définie. Mieux : le changement de place fréquent serait un moteur pour la créativité du collaborateur, et donc sa productivité.

Comment organiser le flex office ?

L’idée maîtresse du flex office est que le collaborateur puisse s’installer où bon lui semble. Qu’il s’agisse d’un lieu de travail en open-space ou en bureaux individuels, l’objectif est de lui donner un espace de travail sur lequel il peut installer rapidement son équipement (un ordinateur portable) et s’atteler à sa tâche sans obstacle (une simple prise pour se connecter au réseau ou à internet).

Lorsqu’il a terminé son travail, le collaborateur se doit de laisser l’endroit tel qu’il aurait aimé le trouver en arrivant. C’est-à-dire qu’il ne doit laisser aucun matériel personnel sur le bureau. Ni ordinateur, ni crayon, ni papier. Des casiers ou un vestiaire doivent donc être mis à disposition des collaborateurs afin qu’ils puissent y ranger leur matériel quand ils quittent l’entreprise.

Quels avantages donnent le flex office ?

On a observé que le flex office dynamise le travail des collaborateurs. Le fait de pouvoir fréquemment changer son cadre de travail efface le sentiment de routine et régénère la productivité.

Il permet en outre une meilleure cohésion d’ensemble de l’équipe. Avant le flex office, certains collaborateurs d’une même société pouvaient tout simplement ne pas se connaître, faute d’avoir pu travailler ensemble. Le flex office permet un brassage plus important et favorise donc la rencontre entre collaborateurs.

Pour les entreprises, le flex office peut être une source d’économie. Puisqu’ils sont soit en télétravail, soit en déplacement, soit en congés, les collaborateurs sont rarement tous présents le même jour. Il s’avère inutile d’avoir un bureau pour chacun : un gain de place important peut en découler. Et donc une réduction des coûts.

Le flex office comporte-il des défauts ?

Toute médaille à son revers. Le flex office présente aussi quelques défauts sur lequel il convient de se pencher avant d’opter pour ce nouveau mode de travail.

Le flex office, c’est en effet la fin du bureau personnalisé avec les décorations personnelles, la photo des enfants et les crayons rangés dans tel tiroir. Le cadre de travail se dépersonnalise quelque peu et certains collaborateurs peuvent éprouver une perte de repères. Notamment les nouveaux venus dans l’entreprise.

Malgré son caractère libertaire, le flex office nécessite une organisation rigoureuse. Par exemple, pour réserver une salle de réunion, il faut s’y prendre à l’avance afin de ne pas y trouver à l’heure H un collaborateur à déloger.

Des tensions peuvent également naître quand des collaborateurs en viennent à se disputer pour avoir “la meilleure place”. Un collaborateur peut également se retrouver contraint de s’installer à une place qu’il ne désirait pas spécialement, ce qui peut nuire à sa productivité.

Enfin, il faut garder à l’esprit que le flex office n’est pas adapté pour toutes les situations. Les collaborateurs qui traitent des données confidentielles ou conservent une importante partie du travail sur papier (comptabilité, ressources humaines, etc.) auront peut-être plus de mal à être mobiles.

Que dire des collaborateurs en situation de handicap qui peuvent dans certains cas ne pas pouvoir accéder à certains postes du fait de leur équipement spécifique.

Quelques conseils avant la mise en place du flex office

Puisqu’il s’agit d’un changement notable de l’organisation du travail de l’entreprise, la mise en place d’un système de flex office doit faire l’objet d’une consultation préalable du CSE. L’employeur doit s’assurer qu’il a l’accord des salariés. Il est préférable de soumettre l’idée en amont et de provoquer des discussions avant la mise en place.

Une fois l’organisation en flex office effective, l’employeur doit rester vigilant sur l’impact qu’il a sur l’ensemble des salariés. Il faut notamment rester à l’écoute des réfractaires et veiller à ce que la transition se passe bien malgré leurs réserves. Il est important que l’ensemble des collaborateurs adhèrent à la nouvelle organisation.

En cas de réduction du nombre de postes, l’employeur doit garantir une place à tous les collaborateurs présents et revoir les roulements si nécessaire. Il doit veiller également aux conditions de travail, vérifier que la liberté des uns et des autres ne rendent pas l’espace trop bruyant. Il est important de maintenir la dynamique au sein de l’équipe.